Bijna al onze archieven zijn openbaar en voor iedereen ter inzage. In sommige gevallen is de openbaarheid beperkt, meestal om de privacy van nog levende personen te beschermen. Zowel overheidsarchieven als particuliere archieven kunnen een beperking op de openbaarheid hebben.
Wilt u niet-openbare archiefstukken inzien? Vul het aanvraagformulier inzage beperkt openbare archieven (pdf). De (publieks)archivaris beoordeelt vervolgens of u toestemming voor inzage kunt krijgen. Mail het ingevulde formulier, inclusief uw NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) naar gemeentearchief@zeist.nl.
Hierin geeft u aan welke informatie u wil inzien en voor welk doel. Bij het beoordelen van een aanvraag houdt de medewerker van het gemeentearchief een inhoudelijke toets waarin het algemene belang en het individuele belang wordt afgewogen op basis van art. 22-33 van Uitvoeringsregeling AVG en afgesproken voorwaarden.
Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan wordt inzage verleend door middel van een besluit, waarin staat beschreven dat aan u toestemming is verleend voor de inzage van dit specifieke stuk. Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een besluit verstrekt. Wij streven er naar binnen 5 werkdagen het besluit kenbaar te maken. Dit besluit is 1 jaar geldig. Wanneer u de archiefstukken een jaar na dagtekening van het besluit nogmaals wilt inzien, moet u opnieuw een verzoek indienen.
U moet wel áltijd een afspraak maken om de stukken in te mogen zien.
Van beperkt openbaar archief mogen geen kopieën, scans of foto’s worden gemaakt. Op de website van het Nationaal Archief vindt u meer informatie over de (beperking van) openbaarheid van overheidsinformatie.
In archivalia kunnen gegevens voorkomen van nog levende personen. Wanneer u als bezoeker archiefstukken raadpleegt die persoonsgegevens bevatten die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bent u verplicht de bepalingen van de AVG na te leven.
U mag persoonsgegevens van nog levende personen alleen publiceren als uw onderzoek een historisch (ook het beoefenen van genealogie valt hieronder), wetenschappelijk of statistisch doel heeft. Indien dit van toepassing is, geldt de voorwaarde dat openbaarmaking van de gegevens van nog levende personen op een zodanige wijze geschiedt dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.
Mocht u vragen hebben of twijfelen of de AVG in uw geval van toepassing is, raadpleeg dan een archiefmedewerker.
